Здравствуйте!
По поводу страховки: можно оформить один полис на всех, страховая компания в этом случае делает несколько документов. Один полис, на котором написано «оригинал» и остальные с пометкой «посольство». Те, которые с пометкой «посольство» предоставляются в комплекте со всеми документами на визу и не возвращаются. У Вас остается только оригинал. Так, по крайней мере, мне не раз делали в Ренессанс страховании.
Теперь по поводу документов на автомобиль. Вы не пишите, какое посольство, но, например, в Польском посольстве требуется копия свидетельства о регистрации ТС (розовый талон) и копия водительских прав. Эти копии прикладываются к каждому комплекту документов (на каждого человека). Мы делали обычные копии, нотариальное заверение не требуется.
По поводу грин-карты насколько я знаю, полис можно оформить не ранее чем за месяц до поездки. Да и большинство посольств тоже сильно заранее до поездки документы на визу не принимают.
В Польском посольстве грин-карту вообще не требуют.



DIMON65